أولاً: أخطاء في التخطيط والحوكمة

1. اعتبار بدء التشغيل (Go-Live) نهاية المشروع

من الناحية العلمية: وفقًا لمنهجيات إدارة المشاريع، ينبغي أن يمتد مشروع ERP إلى ما بعد يوم التشغيل بفترة متابعة وتثبيت. كثير من المؤسسات تتوقف عند لحظة تشغيل النظام، فتتوقف معها آليات المتابعة والتحسين، وتُترك المشاكل لتتراكم بهدوء.

كيف يساعد ERPNext مع NextFuture؟

• طبيعة ERPNext كمنصّة مرنة تسمح بالتحسين التدريجي؛ يمكن تعديل التقارير وسير العمل والحقول بدون إعادة بناء النظام من الصفر.
• NextFuture تضع مع العميل خطة ما بعد التشغيل تشمل:
  • فترة دعم مكثّف بعد Go-Live.
  • اجتماعات مراجعة دورية لتحليل الاستخدام الفعلي.
  • قائمة تحسينات قصيرة ومتوسطة المدى مبنية على بيانات واقعية من النظام.

2. ضعف الربط بين مشروع ERP واستراتيجية الشركة

من الناحية العلمية: تؤكد دراسات نظم المعلومات أن أنجح مشاريع ERP هي التي تُربَط مباشرةً بمؤشرات أداء رئيسية مرتبطة بالاستراتيجية: مثل تقليص دورة الطلب–التحصيل، تحسين دقة المخزون، أو تسريع إغلاق الحسابات.

دور ERPNext و NextFuture:

• يقدم ERPNext وحدات متكاملة (حسابات، مبيعات، مخزون، مشاريع، HR، POS…) تسمح بترجمة أهداف الإستراتيجية إلى مؤشرات قابلة للقياس داخل النظام.
• يقوم فريق NextFuture في مرحلة التحليل الأولي بربط أهداف الإدارة العليا مع التقارير واللوحات (Dashboards) التي ستُبنى داخل ERPNext، بحيث يكون السؤال النهائي: هل تغيّرت نتائج العمل الفعلية؟ وليس فقط: هل اشتغل النظام بدون أخطاء؟

3. محاولة جعل ERP نظامًا لكل شيء

من الناحية العلمية: توصي هندسة النظم الحديثة ببناء “منظومة تطبيقات” حيث يؤدي كل نظام ما يُحسِن أداءه، ويتكامل مع غيره، بدلًا من حشر كل وظيفة في نظام واحد.

تطبيق ذلك مع ERPNext و NextFuture:

• يغطي ERPNext بشكل قوي ومجرّب: المحاسبة والمالية، المبيعات والمشتريات، المخزون والتصنيع، الموارد البشرية والرواتب.
• في بعض الحالات قد تُفضَّل أدوات متخصصة (مثل أنظمة تذاكر IT أو منصات تعلم إلكتروني)، وهنا يقوم فريق NextFuture بـ:
  • تقييم ما يجب أن يكون داخل ERPNext، وما يُفضّل أن يبقى في نظام آخر.
  • تصميم واجهات تكامل (APIs) بين ERPNext وهذه الأنظمة، بحيث تبدو المنظومة متماسكة للمستخدم النهائي.

ثانيًا: أخطاء سير العمل والبيانات

4. نقل الإجراءات كما هي من النظام القديم

من الناحية العلمية: مفهوم إعادة هندسة الإجراءات (Business Process Reengineering – BPR) يركز على استغلال فرصة تغيير النظام لإعادة التفكير في العمليات، وليس فقط أتمتة ما هو موجود.

كيف يُستثمر ذلك في ERPNext مع NextFuture؟

• يدعم ERPNext بناء سير عمل (Workflows) وموافقات متعددة المراحل بسهولة.
• يعتمد فريق NextFuture منهجية:
  • رسم الإجراءات الحالية (As-Is).
  • اقتراح نموذج مبسّط (To-Be) يستفيد من إمكانيات ERPNext.
  • استغلال قدرات النظام مثل ربط الطلبات بالمخزون، تحويل عروض الأسعار إلى فواتير بضغطة، وتقليل نقاط الموافقة غير الضرورية.

5. ترحيل بيانات غير نظيفة أو غير موحّدة

من الناحية العلمية: جودة البيانات عنصر حاسم في نجاح أنظمة المعلومات؛ البيانات المكررة أو المتضاربة تقود إلى قرارات خاطئة وإحباط لدى المستخدمين.

ما الذي يقدمه ERPNext و NextFuture؟

• يدعم ERPNext قوالب استيراد واضحة للأصناف، العملاء، الموردين، الحسابات، الأرصدة الافتتاحية، مع قواعد لضبط التكرار والحقول الإلزامية.
• تعتمد NextFuture مراحل عملية:
  • تحليل البيانات الحالية وتحديد حالات التعارض والتكرار.
  • اقتراح معايير توحيد (Coding & Naming Standards).
  • تنفيذ تحميل تجريبي (Pilot Migration) ومراجعته مع الفريق المالي والتشغيلي.
  • اعتماد التحميل النهائي قبل التشغيل الفعلي.

6. التقليل من تعقيد التكامل مع الأنظمة الأخرى

من الناحية العلمية: في بيئات الأعمال الحديثة، يعمل نظام ERP ضمن منظومة تشمل نقاط بيع، متاجر إلكترونية، بوابات دفع، وأنظمة حكومية. التكامل أصبح محورًا هندسيًا بحد ذاته.

دور ERPNext مع NextFuture:

• يمتلك ERPNext واجهات برمجة تطبيقات (REST APIs) وتكاملات جاهزة مع أنظمة متعددة.
• لدى NextFuture خبرة عملية في:
  • ربط ERPNext مع أنظمة الفوترة والضرائب المحلية.
  • ربطه مع متاجر إلكترونية أو حلول POS قائمة.
  • تصميم سيناريوهات متكاملة تشمل معالجة الأخطاء مثل فشل إرسال فاتورة أو انقطاع اتصال.

ثالثًا: التحديات البشرية والمالية

7. إهمال إدارة التغيير (Change Management)

من الناحية العلمية: نماذج إدارة التغيير (مثل ADKAR) توضّح أن مقاومة المستخدمين لا ترتبط بجودة النظام فقط، بل بمدى إشراكهم وفهمهم لفوائد التغيير.

تطبيق عملي مع ERPNext و NextFuture:

• واجهة ERPNext بسيطة نسبيًا مقارنة بأنظمة تقليدية، ما يسهّل التقبّل.
• تدعم NextFuture ذلك من خلال:
  • جلسات تعريفية مبكرة مع مديري الأقسام.
  • مواد تدريبية (كتيّبات وفيديوهات) موجهة حسب كل فئة مستخدم.
  • قناة دعم مستمرة للأسئلة بعد التشغيل لضمان تثبيت السلوك الجديد.

8. التركيز على كلفة التنفيذ فقط وتجاهل الكلفة الكلية (TCO)

من الناحية العلمية: الكلفة الكلية للملكية (Total Cost of Ownership – TCO) تشمل الترخيص والبنية التحتية والتخصيص والتدريب والدعم والتوسّع المستقبلي، وليس فقط كلفة البداية.

موقع ERPNext و NextFuture في هذا السياق:

• كون ERPNext مفتوح المصدر ويعمل كسحابي يقلّل من تكاليف التراخيص المغلقة والبنية التحتية الداخلية.
• تعمل NextFuture عادةً بنماذج اشتراك أو عقود واضحة تشمل الاستضافة والتنفيذ والدعم، مع خيارات تطوير إضافية عند الحاجة، ما يمكّن الإدارة المالية من توقع الكلفة على عدة سنوات.

9. الاعتماد الأعمى على خارطة طريق المورد

من الناحية العلمية: خارطة الطريق مهمة لكنها ليست بديلًا عن تحليل احتياجات المؤسسة؛ كثير من الخصائص الموعودة قد تتأخر أو لا تناسب السياق المحلي.

كيف تتعامل NextFuture مع ERPNext؟

• باعتبار ERPNext نظامًا مفتوح المصدر، يمكن الاستفادة من التطوير العالمي ومن المجتمع المفتوح، وفي الوقت نفسه تطوير خصائص محلية عند الحاجة (مثل تقارير ضريبية أو نماذج خاصة).
• تقوم NextFuture مع العميل بتحديد:
  • ما هو متوفر حاليًا في ERPNext.
  • ما يمكن إضافته بتطوير معقول.
  • وما لا يلزم فعليًا في المرحلة الحالية.

10. عدم وضع خطة لإيقاف الأنظمة القديمة

من الناحية العلمية: وجود أكثر من نظام مالي أو تشغيلي موازٍ لفترة طويلة يزيد مخاطر التضارب في الأرقام، ويطيل فترة الانتقال، ويرفع الكلفة.

ما الذي يحدث مع ERPNext و NextFuture؟

• الاتفاق منذ البداية على ما سينتقل إلى ERPNext وما سيُحتفَظ به للأرشفة فقط.
• تحديد نقطة زمنية لإيقاف إدخال البيانات في النظام القديم ثم نقطة أخرى لإيقافه تمامًا بعد التأكد من جاهزية ERPNext.
• توفير تقارير داخل ERPNext تجمع بين الأرصدة الافتتاحية والعمليات اللاحقة في نظام واحد، ما يمنح الإدارة صورة مالية متكاملة.