مقدّمة تدريب موديول المحاسبة في ERPNext / ERPNext Accounts Module – Intro

1. ما الذي ستتعلّمه في هذا الموديول؟ / What will you learn in this module?

موديول المحاسبة في ERPNext هو العمود الفقري للنظام المالي في شركتك. خلال هذه الدورة سيقوم فريق NEXTFUTURE بأخذك في رحلة عملية تغطي جميع الحركات الأساسية التي يمرّ بها أي نظام محاسبي سليم، مع تحويلها إلى خطوات واضحة داخل النظام.

هذا المحتوى مكتوب بصيغة تعليمية عملية، بحيث يمكن استخدامه كمرجع دائم بعد انتهاء التدريب، أو كأساس لمادة تعليمية داخلية في الشركة.

2. دورة المستندات المالية في ERPNext – من الطلب إلى القيد / Financial Document Flow – From Request to Entry

قبل الدخول في تفاصيل الشاشات، نحتاج إلى رؤية الصورة الكبيرة: كيف تتحرك البيانات المالية في النظام من أول خطوة حتى آخر تقرير. يمكن تخيل موديول المحاسبة كمجرى يمر بالمراحل التالية:

• مرحلة الطلبات (طلبات شراء – طلبات مبيعات).
• مرحلة حركات المخزون (استلام – تسليم).
• مرحلة الفواتير (فواتير شراء – فواتير مبيعات).
• مرحلة القبض والدفع (Payment Entry).
• مرحلة التقارير والمطابقة (دفتر الأستاذ، كشف حساب، مطابقة بنكية…إلخ).

سيتم تطبيق منطق مشابه في جانب المبيعات: عرض سعر / طلب مبيعات → تسليم → فاتورة مبيعات → سند قبض. في كل مرحلة يقوم النظام بإنشاء قيود محاسبية تلقائية، وتتحرك الأرصدة بشكل مترابط عبر الحسابات والمخزون.

3. تجهيز بيئة المحاسبة قبل إدخال الحركات / Preparing the Accounting Environment

من أكبر الأخطاء في تطبيق أي نظام ERP أن نبدأ بإدخال فواتير وسندات قبل التأكد من أن الأساس المحاسبي مضبوط. في هذا الجزء نضع إطارًا لما سنقوم بإعداده معكم قبل بدء الحركات اليومية.

3.1 مخطط الحسابات (Chart of Accounts)

مخطط الحسابات هو شجرة الحسابات الرئيسية والفرعية التي تُبنى عليها جميع القيود. في ERPNext يأتي النظام مع مخططات جاهزة يمكن تخصيصها (حسب الدولة أو نوع النشاط)، لكن دور NEXTFUTURE هنا هو:

• مراجعة الهيكل الحالي للحسابات لدى الشركة.
• اقتراح إعادة هيكلة مبسّطة (إن لزم) تُراعي التقارير المطلوبة والفصل بين الأنشطة.
• ربط أنواع المستندات بالحسابات المناسبة (حساب المبيعات، المخزون، تكلفة المبيعات، المصروفات…إلخ).

3.2 بيانات الأطراف (العملاء والموردون والموظفون)

قبل استخدام فواتير الشراء والبيع، سنقوم بإعداد كروت الأطراف الأساسية:

• إنشاء Customers مع ربط كل عميل بالحساب المناسب (حساب زبائن محليين، زبائن خارجيين…).
• إنشاء Suppliers مع ربط كل مورد بحساب الموردين المناسب.
• تعريف الحسابات البنكية وصناديق النقدية كحسابات داخل مخطط الحسابات وربطها بمستند Payment Entry.
• تعريف بعض الموظفين إن كان هناك تعاملات سلف وذمم موظفين.

3.3 الإعدادات العامة للمحاسبة

في جلسة الإعداد الأولي سنراجع أهم الإعدادات في Accounts Settings و Company مثل:

• العملة الأساسية للشركة (مثلاً: دينار أردني) والعملة الافتراضية للفواتير.
• إعدادات السنة المالية، وعدد الفترات (سنوي، ربع سنوي…إلخ).
• ربط الحسابات الافتراضية للضرائب، الخصومات، الفوائد، فروق العملة…إلخ.
• تفعيل إعدادات Multi Currency إن كانت الشركة تتعامل بأكثر من عملة.

4. دورة الشراء العملية: من طلب الشراء إلى سند الدفع / Purchase Cycle – From Request to Payment

في هذه الوحدة يتعلم المتدرب كيف تتحول احتياجات المخزون أو الخدمات إلى مستندات مالية متكاملة، وكيف يقوم النظام بإنشاء القيود تلقائيًا مع كل خطوة.

4.1 خطوات دورة الشراء

1. إصدار طلب مواد (Material Request) أو طلب شراء (Purchase Order) حسب سياسة الشركة.
2. استلام البضاعة فعليًا وتسجيلها في مستند Purchase Receipt (اختياري حسب السياسة).
3. استقبال فاتورة المورد وتسجيلها في Purchase Invoice.
4. سداد الفاتورة عبر مستند Payment Entry نقدًا أو شيكًا أو تحويلًا بنكيًا.

4.2 فاتورة الشراء (Purchase Invoice)

تعتبر فاتورة الشراء المستند الأساسي الذي يربط بين المورد، المخزون، والمصروفات. عند حفظها واعتمادها يقوم النظام بتحديث أرصدة حسابات المورد والمخزون والتكاليف تلقائيًا.

4.2.1 إعداد فاتورة شراء جديدة – خطوات عملية

1. من شجرة الوحدات اختر: Accounting > Accounts Payable > Purchase Invoice.
2. اضغط على New لإنشاء فاتورة جديدة.
3. اختر المورد وتأكد من جلب عنوانه وبيانات الضريبة تلقائيًا.
4. اضبط تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق إن وجد.
5. في جدول Items أضف المواد أو الخدمات:
   • اختيار الصنف من قائمة الأصناف.
   • تحديد الكمية وسعر الوحدة.
   • تحديد المستودع الذي ستدخل إليه البضاعة.
6. إضافة الضرائب والرسوم في جدول Taxes and Charges حسب إعدادات الضريبة في الشركة.
7. المراجعة النهائية والتحقق من الإجمالي.
8. الضغط على Save ثم Submit لاعتماد الفاتورة وإنشاء القيد.

4.3 الربط بين الاستلام والفاتورة

في الشركات التي تعتمد سياسة استلام البضاعة قبل إصدار فاتورة الشراء، يتم أولًا عمل Purchase Receipt ثم تُنشأ فاتورة الشراء لاحقًا من هذا الاستلام.

• يساعد هذا الأسلوب على مطابقة الكميات المستلمة مع الفاتورة.
• يقلل من احتمالية الخطأ في الأسعار أو الكميات.
• يتيح تسجيل الالتزام بالمورد حتى لو لم تصل الفاتورة الورقية بعد.

4.4 سند الدفع (Payment Entry) عن فاتورة شراء

بعد اعتماد فاتورة الشراء يبقى على الشركة التزام مالي تجاه المورد. عند السداد، نستخدم مستند Payment Entry من نوع Pay ونربطه بفاتورة الشراء؛ فيقوم النظام بتحديث رصيد المورد وإغلاق الفاتورة.

5. دورة البيع العملية: من طلب المبيعات إلى سند القبض / Sales Cycle – From Sales Order to Receipt

جانب المبيعات هو قلب الإيرادات. في ERPNext تُدار دورة البيع بطريقة مشابهة للشراء، لكن من منظور الزبون بدل المورد. في هذه الوحدة سنتعامل مع مستندات مثل Sales Order و Sales Invoice وسندات القبض.

5.1 خطوات دورة البيع

1. إصدار Quotation (إن لزم) أو مباشرة Sales Order.
2. تحويل الطلب إلى Delivery Note لتأكيد تسليم البضاعة.
3. إنشاء Sales Invoice مرتبطة بالطلب أو التسليم.
4. استلام المبلغ عبر Payment Entry من نوع Receive.

5.2 فاتورة المبيعات (Sales Invoice)

على عكس فاتورة الشراء، تمثل فاتورة المبيعات دينًا على الزبون وإيرادًا للشركة. عند اعتمادها يقوم النظام بتحديث حسابات الذمم المدينة وحسابات المبيعات والمخزون.

5.2.1 إعداد Sales Invoice – خطوات عملية

1. من القائمة اختر: Accounting > Accounts Receivable > Sales Invoice.
2. اضغط New، ثم اختر الزبون المراد إصدار الفاتورة له.
3. تحديد تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق.
4. في جدول Items أضف المواد أو الخدمات المطلوبة:
   • اختيار الأصناف والكمية.
   • تحديد سعر البيع وقائمة الأسعار (Price List) إن وجدت.
   • اختيار المستودع الذي ستخرج منه البضاعة إن كانت الفاتورة تحدث حركة مخزون.
5. إضافة الضرائب والخصومات حسب سياسة البيع.
6. مراجعة الإجمالي الكلي، ثم Save وSubmit.

5.3 سند القبض (Payment Entry – Receive)

عندما يدفع الزبون جزءًا أو كل المبلغ، نقوم بإنشاء سند قبض من نوع Payment Entry (Receive) وربطه بالفاتورة. يمكن أن يكون الدفع نقدًا، شيكًا، تحويلًا بنكيًا، أو من خلال بوابة دفع إلكترونية.

خلال التدريب سنوضح الفرق بين:

• سند قبض مرتبط بفاتورة معينة (تسوية مباشرة للفاتورة).
• سند قبض كتسوية Advance قبل إنشاء الفاتورة واستخدامه لاحقًا.
• سند قبض عام لحساب معين (دون ربط بفواتير)، وتأثيره على التقارير.

6. القيود اليومية والتسويات المحاسبية في ERPNext / Journal Entries & Adjustments

بالرغم من أن معظم القيود يتم إنشاؤها تلقائيًا من الفواتير وسندات القبض والدفع، يبقى هناك دائمًا حاجة إلى قيود يدوية للتسويات الخاصة، مثل المخصصات والفوائد وفروق العملة والتسويات الختامية.

6.1 متى نستخدم Journal Entry؟

• تسجيل قيود افتتاحية عند بداية استخدام النظام.
• إثبات مخصصات (ديون مشكوك في تحصيلها، مكافآت…إلخ).
• تصحيح أخطاء في قيود سابقة بطريقة محاسبية صحيحة.
• إثبات مصاريف أو إيرادات مستحقة لم تُسجل بعد.
• إثبات قيود اهتلاك الأصول الثابتة (إن لم تستخدم موديول الأصول الآلي).

6.2 مكوّنات مستند Journal Entry

• Posting Date: تاريخ تأثير القيد على الدفاتر.
• Reference Number / Reference Date: مرجع خارجي (شيك، سند، مستند ورقي).
• Accounts Table: يحتوي على الصفوف المدينة والدائنة.
• User Remark: شرح موجز للقيد يُستخدم لاحقًا في التقارير.

6.3 مثال – قيد مخصص ديون مشكوك في تحصيلها

نفترض أن الشركة قررت تكوين مخصص بنسبة 5% من رصيد أحد العملاء:

• مدين: مصروف مخصص ديون مشكوك في تحصيلها.
• دائن: مخصص ديون مشكوك في تحصيلها (حساب ضمن الالتزامات أو خصم من الذمم).

6.4 فروق العملة وإعادة التقييم

للشركات التي تتعامل بعملات متعددة، يمكن استخدام قيود خاصة لتسجيل فروق سعر الصرف عند السداد أو في نهاية الفترة. في التدريب سنناقش:

• الفرق بين Exchange Gain or Loss الناتج عن سداد فعلي، وExchange Rate Revaluation كإعادة تقييم للأرصدة في نهاية الفترة.
• كيف يظهر الفرق في قائمة الدخل.
• أفضل الممارسات لتقليل عدد القيود اليدوية من خلال استخدام إعدادات النظام.

7. إدارة النقدية: سندات القبض والدفع (Payment Entry) / Cash Management – Receipts & Payments

مستند Payment Entry هو نقطة الربط بين الفواتير والحسابات البنكية والصناديق النقدية. من خلاله تتم عملية تسوية الفواتير وإغلاق الذمم.

7.1 أنواع Payment Entry

• Receive: سند قبض من زبون أو طرف آخر.
• Pay: سند دفع لمورد أو جهة أخرى.
• Internal Transfer: تحويل بين حسابات داخلية (مثلاً من صندوق إلى بنك).

7.2 مكوّنات سند القبض/الدفع

• حقل Party Type وParty (عميل – مورد – موظف…إلخ).
• حساب Paid From (في سند الدفع) أو Paid To (في سند القبض).
• العملة، المبلغ، وسعر الصرف إن كان الحساب بعملة غير عملة الفاتورة.
• جدول الربط بالفواتير (References)، حيث يتم تحديد الفواتير التي يجري تسويتها بهذا السند.

7.3 سيناريوهات تدريب على Payment Entry

7.4 التحويلات الداخلية وإدارة الصناديق

كثيرًا ما تحتاج الشركة لتحويل مبالغ بين حسابات داخلية (من بنك إلى بنك، أو من بنك إلى صندوق، أو العكس). بدلًا من إنشاء قيد يدوي، يمكن استخدام Payment Entry – Internal Transfer:

• Paid From = الحساب المحوَّل منه.
• Paid To = الحساب المحوَّل إليه.
• لا يُربط هذا السند بفواتير، لكنه يظهر في دفتر الأستاذ لكل من الحسابين.

8. التقارير الأساسية ومطابقة الحسابات / Core Reports & Reconciliation

جمال موديول المحاسبة في ERPNext لا يكمن فقط في إدخال الحركات، بل في القدرة على قراءة هذه الحركات من خلال تقارير واضحة. في التدريب سنركّز على مجموعة تقارير مركزية:

8.1 دفتر الأستاذ العام (General Ledger)

تقرير General Ledger يعرض جميع القيود التي أثّرت على حساب معين أو مجموعة حسابات خلال فترة زمنية محددة، مع إمكانية التصفية حسب نوع المستند أو الطرف.

من خلال هذا التقرير يمكن للمحاسب:

• تتبع كل حركة مرّت على حساب محدد (مثلاً حساب المبيعات، حساب بنك معيّن أو حساب زبون).
• التحقق من تطابق رصيد الحساب مع ما يظهر في القوائم المالية النهائية.
• استخدام فلاتر التاريخ، نوع المرجع (Ref Type)، والحساب، والعميل/المورد لتضييق النتائج.

8.2 ترتيب القيود داخل دفتر الأستاذ

يتيح التقرير اختيار طريقة ترتيب القيود زمنيًا؛ بحيث يمكن عرض الحركات من الأحدث إلى الأقدم أو بالعكس. عند اختيار عرض Ascending Order تظهر القيود من الأقدم إلى الأحدث، مما يساعد في مراجعة تسلسل الحركات بالتتابع التاريخي.

8.3 تقارير الذمم المدينة والدائنة

• Accounts Receivable: يعرض فواتير العملاء المفتوحة، مبوّبة حسب العمر (من 0 إلى 30 يومًا، 60، 90، الخ).
• Accounts Payable: يعرض التزامات الشركة تجاه الموردين بالطريقة نفسها.
• يمكن استخدام هذه التقارير لاتخاذ قرارات تحصيل أو جدولة دفعات.

8.4 المطابقات البنكية

لإغلاق دورة الحسابات بشكل صحيح، يجب:

• استيراد كشوفات البنك (أو إدخالها يدويًا).
• مطابقة الحركات البنكية مع سندات القبض والدفع داخل النظام.
• التعامل مع الفروقات (عمولات بنكية، فوائد، حركات لم تُسجل بعد) عبر قيود تسوية.

9. خطة الجلسات التدريبية لموديول المحاسبة / Training Sessions Plan

ليتحوّل هذا المحتوى من نص إلى مهارة عملية، سيتم توزيع تطبيقه على جلسات تدريبية متتابعة. النموذج التالي يوضّح فكرة الخطة التي تعتمدها NEXTFUTURE في أغلب المشاريع:

الجلسة الأولى – الإعدادات الأساسية ومخطط الحسابات

• مراجعة مخطط الحسابات الحالي للشركة.
• إعداد الشركة، السنة المالية، العملات، الضرائب.
• إدخال نموذج لعملاء وموردين وحسابات بنكية.
• تجربة إنشاء أول Journal Entry بسيط للتأكد من سلامة القيود.

الجلسة الثانية – دورة الشراء الكاملة

• إدخال صنف جديد وربطه بالمخزون والحسابات.
• تنفيذ سيناريو Purchase Order → Purchase Receipt → Purchase Invoice → Payment Entry.
• مراجعة أثر كل خطوة على دفتر الأستاذ.

الجلسة الثالثة – دورة البيع الكاملة

• إدخال زبون جديد وسياسة الأسعار والخصومات له.
• تنفيذ سيناريو Sales Order → Delivery Note → Sales Invoice → Payment Entry.
• التعامل مع فاتورة مرتجع (Credit Note) وتأثيرها على المخزون والذمم.

الجلسة الرابعة – التسويات والقيود الخاصة والتقارير

• تسجيل مخصصات، اهتلاكات، وفروق عملة عبر Journal Entry.
• مراجعة التقارير الأساسية ومطابقة الحسابات.
• إنشاء «قائمة فحص شهرية» لمحاسبي الشركة لاستخدامها بعد التدريب.

10. كيف تدعمك NEXTFUTURE بعد انتهاء التدريب؟ / How NEXTFUTURE Supports You After Training

لا ينتهي دور NEXTFUTURE عند آخر جلسة تدريب؛ بل نهدف أن يصبح فريقك قادرًا على تشغيل النظام بثقة. لذلك نلتزم عادةً بالآتي:

• توثيق جميع الأمثلة والسيناريوهات التي تم تنفيذها خلال التدريب في مستند إلكتروني قابل للمشاركة.
• تخصيص وقت لجلسة أسئلة وأجوبة بعد بدء الاستخدام الفعلي بحوالي شهر.
• اقتراح مؤشرات أداء (KPIs) لقسم الحسابات (سرعة إقفال الفترة، نسبة الفواتير غير المسوّاة…إلخ).
• تقديم استشارات إضافية عند الحاجة لتطوير التقارير أو أتمتة المزيد من القيود.