تدريب موديول المستودعات والمواد في ERPNext – NEXTFUTURE | ERPNext Stock & Items Module – Training
NEXTFUTURE – شركة المستقبل القادم للاستشارات وتطوير تكنولوجيا الأعمال

تدريب موديول المستودعات والمواد في ERPNext

هذه الصفحة هي مرجع تدريبي عملي لموديول المستودعات والمواد (Stock & Items) في ERPNext، مخصّصة لمتدربي NEXTFUTURE لشرح تعريف المستودعات والمواد، وحدات القياس، الباركود، الباتشات، وحركات المخزون الأساسية خطوة بخطوة.

يركّز هذا الدليل على التطبيق العملي داخل النظام مع ربط كل خطوة بتأثيرها على التقارير والمحاسبة.

📦 نطاق التدريب: المستودعات – المواد – الحركات الأساسية للمخزون 🧾 الإصدار: ERPNext v15 (واجهة سطح المكتب الحديثة) 🏢 الجهة المنفِّذة: NEXTFUTURE للاستشارات وتطوير تكنولوجيا الأعمال

1. مقدمة عن موديول المستودعات والمواد في ERPNext

موديول المستودعات والمواد في ERPNext هو الأساس لجميع الحركات التي تتعلق بالمخزون، سواء كانت عمليات شراء أو بيع أو تصنيع أو نقل بين المستودعات. أي خطأ في إعداد المواد أو هيكل المستودعات ينعكس مباشرة على التقارير المالية، وتكاليف البضاعة، ونتائج التصنيع.

بنهاية هذه الوحدة التدريبية سيكون المتدرب قادرًا على:
  • تعريف هيكل المستودعات (Warehouse Tree) بما يناسب الشركة.
  • إنشاء مجموعات المواد (Item Groups) وتنظيم الأصناف حسب النوع أو النشاط.
  • إعداد وحدات القياس (UOM) والعلاقات بينها (قطعة – كرتونة – كغم…إلخ).
  • تعريف مواد جديدة مع الصورة والباركود وخصائص الباتش.
  • ربط المادة بالحسابات والضرائب المناسبة (من ناحية المحاسبة والضريبة).
  • تنفيذ حركات مخزون أساسية: إدخال رصيد أول المدة، نقل بين المستودعات، إخراج تالف أو فاقد.
  • استخدام تقارير المخزون لمراجعة أرصدة المواد والتأكد من دقة بيانات المستودع.

الشرح في هذه الصفحة موجّه للمستخدم النهائي (Storekeeper / Inventory Controller / Accountant)، ويمكن استخدامه كمادة تدريبية جاهزة داخل الشركة مع بيئة تدريبية على ERPNext.

2. نظرة عامة على دورة المخزون في ERPNext

قبل الدخول في تفاصيل الشاشات، نحتاج أن نفهم منطق المخزون في ERPNext:

  • أولاً: إعداد هيكل المستودعات (Warehouses).
  • ثانيًا: إعداد مجموعات المواد وخصائصها العامة (Item Groups).
  • ثالثًا: تعريف المواد (Items) مع وحدات القياس، الضرائب، الباركود، الباتشات…إلخ.
  • رابعًا: تنفيذ حركات المخزون اليومية (Stock Entry / Stock Reconciliation).
  • خامسًا: مراجعة التقارير (Stock Ledger / Stock Balance).
تدفق العمليات في موديول المخزون في ERPNext
شكل توضيحي لتدفق عمليات المخزون: تعريف أصناف ← حركات مخزون ← تقارير وأرصدة.
ملاحظة تدريبية:
خلال الجلسات العملية يُنصح أن يعمل المتدرب على شركة تجريبية (Test Company) بحيث يمكنه تجربة جميع الحركات دون القلق على بيانات الشركة الحقيقية.

3. إعداد هيكل المستودعات (Warehouse Tree)

المستودع في ERPNext هو المكان الذي تُخزَّن فيه المواد فعليًا أو اعتباريًا (مستودع رئيسي، فرع، معرض، مخزن تالف… إلخ). يتم عرض المستودعات في شكل شجرة.

3.1 الوصول إلى شجرة المستودعات

من القائمة الرئيسية:

Stock > Warehouses أو من البحث السريع: اكتب Warehouse.

شجرة المستودعات في ERPNext
مثال على شجرة المستودعات، مع مستودعات رئيسية وفرعية حسب الفروع أو أنواع التخزين.

3.2 إنشاء مستودع جديد – خطوات عملية

  1. اضغط على New من شاشة المستودعات.
  2. أدخل اسم المستودع مثل: Main Store – Amman أو مستودع التالف.
  3. اختر الشركة المرتبطة بالمستودع (لبيئات متعددة الشركات).
  4. حدد Parent Warehouse إن كان المستودع فرعيًا.
  5. يمكن تحديد Warehouse Type (مثل: Stores / Finished Goods / Scrap).
  6. احفظ المستودع، ليظهر ضمن شجرة المستودعات.
أفضل ممارسة:
حافظ على هيكل بسيط وواضح للمستودعات (رئيسي – فروع – تالف – تحت التصنيع…) بحيث يسهل على فريقك اختيار المستودع الصحيح عند كل حركة.

4. تعريف مجموعات المواد (Item Groups)

مجموعات المواد تساعد على تنظيم الأصناف في تصنيفات واضحة (مواد خام، مواد تعبئة، منتجات نهائية، خدمات… إلخ) ويمكن أيضًا استخدامها لربط حسابات افتراضية أو قوالب ضرائب.

4.1 الوصول إلى Item Group

من القائمة: Stock > Items > Item Group

شجرة مجموعات المواد في ERPNext
مثال على شجرة مجموعات المواد: منتجات نهائية، مواد خام، مواد تعبئة، خدمات…إلخ.

4.2 خطوات إنشاء مجموعة مواد جديدة

  1. اضغط New داخل Item Group.
  2. أدخل اسم المجموعة مثل: مواد خام أو منتجات نهائية.
  3. اختر Parent Item Group إذا كانت فرعية.
  4. يمكنك – بالتعاون مع المحاسب – ضبط Default Income / Expense Accounts من نفس الشاشة أو لاحقًا عبر إعدادات أخرى.
  5. احفظ المجموعة، ثم استخدمها لاحقًا عند تعريف الأصناف.
تنبيه:
تجنّب إنشاء عدد كبير جدًّا من مجموعات المواد بدون حاجة فعلية؛ الأفضل أن تكون المجموعات رئيسية وواضحة.

5. وحدات القياس (UOM) في ERPNext

وحدات القياس مهمة جدًّا خصوصًا للشركات التي تبيع/تشتري نفس المادة بأكثر من وحدة (قطعة – كرتونة – كغم، إلخ).

5.1 مراجعة وحدات القياس

من القائمة: Stock > Settings > UOM

قائمة وحدات القياس في ERPNext
قائمة وحدات القياس UOM مثل: Nos, Box, Kg, Litre… إلخ.

5.2 إعداد UOM متعددة لنفس المادة

عند تعريف المادة يمكن تحديد أكثر من وحدة قياس في جدول UOMs مع معامل التحويل بينهما (Conversion Factor).

مثال تطبيقي – كرتونة ماء × 12 عبوة
  • UOM الأساسي: Piece (عبوة).
  • UOM إضافي: Box (كرتونة).
  • Conversion Factor: كل 1 Box = 12 Pieces.
  • بهذا يمكن للفواتير أن تتعامل مع نفس المادة إما بالكرتونة أو بالقطعة.

6. تعريف المواد (Item Master) في ERPNext

تعريف المادة (Item) هو قلب العمل في موديول المخزون. أي حركة مخزون أو فاتورة أو تصنيع تعتمد على إعداد صحيح للمادة.

6.1 الوصول إلى شاشة تعريف المادة

من القائمة: Stock > Items > Item

شاشة تعريف المادة في ERPNext
نموذج لشاشة تعريف مادة جديدة مع الحقول الأساسية في ERPNext.

6.2 الحقول الأساسية في تعريف المادة

  • Item Code: كود المادة، يمكن أن يكون كودًا رقميًا أو خليط أرقام وحروف.
  • Item Name: اسم المادة الظاهر في الفواتير (يمكن أن يكون عربيًا).
  • Item Group: المجموعة التي تنتمي لها المادة (مواد خام، منتجات نهائية… إلخ).
  • Is Stock Item: يجب أن تكون مفعّلة للمواد المخزّنة (مواد خام / منتجات نهائية).
  • Default UOM: وحدة القياس الأساسية مثل Piece, Kg, Box.
  • Maintain Stock: إبقاؤها مفعّلة لمتابعة رصيد المخزون.

6.3 ربط المادة بالحسابات والضرائب

في تبويب Accounting داخل المادة، يمكن ربط حسابات افتراضية أو استخدام الإعدادات الافتراضية من Item Group:

  • حساب المبيعات (Sales Account) – للمنتجات النهائية أو البضاعة المباعة.
  • حساب تكلفة البضاعة المباعة (Cost of Goods Sold) – عادةً يضبط على مستوى الشركة أو المجموعة.
  • حساب دخل/مصروف آخر إن كانت المادة تمثّل خدمة.

كما يمكن ربط Item Tax Template للمادة لتطبيق نسبة ضريبة محددة في الفواتير تلقائيًا.

إعدادات الحسابات والضرائب في المادة
تبويب Accounting في المادة مع ربط الحسابات والضرائب.

6.4 إضافة صورة للمنتج

من تبويب Image داخل المادة:

  1. اضغط على مربع تحميل الصورة.
  2. اختر صورة واضحة للمنتج (PNG أو JPG).
  3. بعد الحفظ ستظهر الصورة في شجرة المواد وفي بعض التقارير/الطباعة حسب التصميم.

6.5 إعداد الباركود (Barcode)

في تبويب Barcode:

  • يمكن إضافة أكثر من باركود لنفس المادة.
  • كل باركود يمكن ربطه بوحدة قياس معينة (قطعة – كرتونة).
  • هذا مهم عند استخدام أجهزة قراءة الباركود في نقاط البيع أو المستودعات.
إعداد الباركود للمادة في ERPNext
مثال على تعريف أكثر من باركود لنفس المادة مع ربطه بوحدة قياس.

6.6 تفعيل الباتشات (Batch) للمادة

إذا كانت المادة تُدار برقم تشغيلة (Batch) مثل الأدوية أو الأغذية:

  • فعّل خيار Has Batch No في إعداد المادة.
  • يمكن أيضًا تفعيل Has Expiry Date إن كانت لها صلاحية.
  • عند إدخال حركات المخزون سيطلب النظام إدخال أو اختيار رقم Batch.
إعداد خصائص الباتش في المادة
خصائص إدارة الباتش ورقم التشغيلة للمادة مع خيار تاريخ الانتهاء.
خلاصة هذا الجزء:
قبل البدء في أي حركة مخزون، تأكد أن تعريف المادة مكتمل: مجموعة صحيحة، UOM صحيحة، صورة، باركود (إن وجد)، وخصائص الباتش إن لزم.

7. مثال عملي – تعريف مادة جاهزة للبيع

في هذا التمرين نعرّف منتجًا نهائيًا بسيطًا يُستخدم لاحقًا في فواتير البيع وحركات المخزون.

مثال – علبة عصير برتقال 250 مل
  • Item Code: JU-OR-250
  • Item Name: عصير برتقال 250 مل
  • Item Group: منتجات نهائية – مشروبات
  • Is Stock Item: نعم
  • Default UOM: Piece
  • Has Batch No: نعم (تمييز التشغيلة)
  • Has Expiry Date: نعم (صلاحية المنتج)
  • Barcode: يضاف الباركود من عبوة المنتج
  • Image: يضاف صورة للعلبة من ملفات الشركة

8. حركات المخزون الأساسية عبر Stock Entry

بعد إعداد المواد والمستودعات، ننتقل إلى الحركات الفعلية للمخزون باستخدام مستند Stock Entry في ERPNext.

8.1 أنواع Stock Entry الشائعة (بدون تصنيع)

  • Material Receipt: إدخال مواد إلى المستودع (مثل إدخال رصيد أول المدة أو هبة).
  • Material Issue: إخراج مواد من المستودع (مثل تالف أو هدايا أو استهلاك داخلي).
  • Material Transfer: نقل مواد بين مستودعات داخل نفس الشركة.
شاشة Stock Entry في ERPNext
شاشة إنشاء Stock Entry مع إمكانية اختيار نوع الحركة (Purpose).

8.2 إنشاء Stock Entry من نوع Material Receipt (إدخال رصيد أولي)

  1. من القائمة: Stock > Stock Transactions > Stock Entry.
  2. اضغط New.
  3. في حقل Purpose اختر: Material Receipt.
  4. من جدول Items أضف المادة المراد إدخالها:
    • اختر Item Code.
    • حدد الكمية.
    • اختر Target Warehouse (المستودع الذي ستدخل إليه الكمية).
    • أدخل Rate (تكلفة الوحدة) إن أردت احتساب قيمة المخزون.
  5. إذا كانت المادة تدعم Batch، سيطلب النظام إدخال/اختيار رقم Batch وتاريخ الصلاحية.
  6. بعد الانتهاء، اضغط Save ثم Submit.
ملاحظة:
لإدخال رصيد أول المدة للمخزون يمكن استخدام Stock Entry – Material Receipt أو Stock Reconciliation. الخيار الثاني مخصص أكثر لضبط رصيد وقيَم المخزون دفعة واحدة.

8.3 نقل بين المستودعات (Material Transfer)

  1. أنشئ Stock Entry جديد.
  2. اختر Purpose = Material Transfer.
  3. في جدول Items:
    • حدد Source Warehouse (المستودع المنقول منه).
    • حدد Target Warehouse (المستودع المنقول إليه).
    • اختر المادة والكمية.
  4. احفظ واعتمد المستند لمشاهدة أثره في Stock Ledger.

8.4 معالجة التالف أو الفاقد (Material Issue)

عند وجود تالف أو فاقد في المستودع، يمكن إخراجه باستخدام Material Issue:

  1. أنشئ Stock Entry جديد.
  2. اختر Purpose = Material Issue.
  3. من جدول Items:
    • اختر المادة.
    • حدد المستودع الذي يخرج منه التالف (Source Warehouse).
    • ادخل الكمية التالفة.
  4. يمكن تعيين حساب مصروف للتالف عبر الربط المحاسبي (يُنسَّق مع قسم المحاسبة).

9. تسوية المخزون (Stock Reconciliation)

يستخدم Stock Reconciliation لتسوية أرصدة المخزون عند:

  • إدخال أرصدة أول المدة لجميع المواد دفعة واحدة.
  • تصحيح فروق الجرد الفعلي في نهاية فترة (زيادة أو نقص في الكمية).
شاشة Stock Reconciliation في ERPNext
نموذج لشاشة تسوية المخزون Stock Reconciliation مع الكميات والقيم.

9.1 خطوات عمل تسوية مخزون بسيطة

  1. من القائمة: Stock > Stock Transactions > Stock Reconciliation.
  2. اضغط New.
  3. اختر Company وPosting Date.
  4. في جدول المواد:
    • اختر المستودع.
    • اختر المادة.
    • أدخل Quantity الحقيقية بعد الجرد.
    • أدخل Valuation Rate (قيمة الوحدة) إذا لزم.
  5. احفظ واعتمد المستند، وسيقوم النظام بإنشاء حركات تعديل في المخزون.
تنبيه مهم:
يُفضَّل التنسيق مع قسم المحاسبة قبل تنفيذ Stock Reconciliation، لأنه يؤثر على قيمة المخزون في الميزانية.

10. التقارير الأساسية لمتابعة المخزون

بعد تعريف المستودعات والمواد وتنفيذ الحركات، نستخدم تقارير المخزون لمتابعة الأرصدة والتحقق من سلامة البيانات.

10.1 تقرير حركة المخزون (Stock Ledger)

يعرض جميع الحركات التي تمت على مادة معينة أو مستودع معين خلال فترة زمنية:

  • من القائمة: Stock > Reports > Stock Ledger.
  • يمكن التصفية حسب المادة، المستودع، الفترة الزمنية.
تقرير Stock Ledger في ERPNext
تقرير Stock Ledger يوضح كل حركة دخول/خروج مع الرصيد بعد كل حركة.

10.2 تقرير أرصدة المواد (Stock Balance)

  • من القائمة: Stock > Reports > Stock Balance.
  • يعرض كمية وقيمة كل مادة في كل مستودع في تاريخ معيّن.

10.3 استخدام التقارير في التدريب

خلال التدريب، يُنصَح بعد كل تمرين (إدخال، نقل، إخراج تالف) أن يقوم المتدرب بفتح Stock Ledger و Stock Balance:

  • ليرى أثر الحركة على الكمية.
  • وليتتبع التسلسل الزمني للحركات على المادة.
هدف NEXTFUTURE:
أن يفهم المتدرب العلاقة بين تعريف المادة وحركات المخزون وتقارير الأرصدة، بحيث يستطيع اكتشاف الأخطاء وتصحيحها مبكرًا.
صفحة تدريبية من إعداد NEXTFUTURE – شركة المستقبل القادم للاستشارات وتطوير تكنولوجيا الأعمال، لاستخدامها مع المتدربين على موديول المستودعات والمواد في نظام ERPNext.
NEXTFUTURE – Business & Technology Consulting

ERPNext Stock & Items Module – Training

This page is a practical training reference for the Stock & Items module in ERPNext. It is designed for NEXTFUTURE trainees to learn how to define warehouses and items, configure UOMs, barcodes, batches, and execute the most common stock transactions step-by-step.

📦 Training scope: Warehouses – Items – Core Stock Transactions 🧾 Version: ERPNext v15 (modern desktop UI) 🏢 Prepared by: NEXTFUTURE Consulting

1. Introduction to Stock & Items in ERPNext

The Stock & Items module in ERPNext is the backbone of all inventory-related movements, whether driven by purchasing, sales, manufacturing, or internal transfers. Any mistake in item setup or warehouse structure will directly affect financial reports, stock valuation, COGS, and manufacturing outcomes.

By the end of this training unit, trainees will be able to:
  • Build a clean Warehouse Tree structure suitable for the business.
  • Create Item Groups and organize items logically.
  • Configure UOMs and conversion rules (Piece – Box – KG…etc.).
  • Create new Items with image, barcode, and batch settings.
  • Link items to default accounts and taxes (accounting & tax perspective).
  • Perform core stock transactions: opening stock, transfer, write-off.
  • Use stock reports to validate balances and ensure data consistency.

This guide is written for end users (Storekeeper / Inventory Controller / Accountant) and can be used as a ready-to-deliver training material within a company using a test ERPNext environment.

2. High-level Inventory Cycle in ERPNext

Before diving into screens, it is important to understand the inventory logic in ERPNext:

  • First: Set up the Warehouse Tree (Warehouses).
  • Second: Set up Item Groups and general defaults.
  • Third: Define Items (UOM, taxes, barcode, batch…etc.).
  • Fourth: Execute daily stock transactions (Stock Entry / Stock Reconciliation).
  • Fifth: Validate results via reports (Stock Ledger / Stock Balance).
Stock cycle flow overview in ERPNext
Visual overview: Item/Warehouse setup → Stock transactions → Reports & balances.
Training note:
During hands-on sessions, it is recommended to work on a test company so trainees can experiment safely without impacting live data.

3. Warehouse Tree Setup

A Warehouse in ERPNext represents the physical or logical location where stock is stored (main warehouse, branch, showroom, damaged stock…etc.). Warehouses are displayed in a tree structure.

3.1 Opening the Warehouse Tree

Use: Stock > Warehouses or search for Warehouse.

Warehouse Tree in ERPNext
Example warehouse structure: parent warehouses and child warehouses by branch or storage type.

3.2 Creating a Warehouse – Practical Steps

  1. Click New in the Warehouses screen.
  2. Enter a clear Warehouse Name (e.g., Main Store – Amman, Damaged Stock).
  3. Select the Company (in multi-company environments).
  4. Set a Parent Warehouse if it is a child node.
  5. Optionally select a Warehouse Type (Stores / Finished Goods / Scrap).
  6. Save to appear in the warehouse tree.
Best practice:
Keep the warehouse structure simple and consistent (Main – Branches – WIP – Scrap/Damaged) so the team can select the correct warehouse in every transaction.

4. Item Groups

Item Groups help organize items into a clear taxonomy (Raw Materials, Packing Materials, Finished Goods, Services…etc.). They can also be used to assign default accounts or tax templates.

4.1 Opening Item Groups

Navigation: Stock > Items > Item Group

Item Group Tree in ERPNext
Example of Item Group categories: Finished Goods, Raw Materials, Packing Materials, Services…etc.

4.2 Creating a New Item Group

  1. Click New inside Item Group.
  2. Enter a group name (e.g., Raw Materials / Finished Goods).
  3. Set a Parent Item Group if it is a sub-group.
  4. With Accounting team, optionally configure default income/expense accounts.
  5. Save and use it later when defining items.
Warning:
Avoid creating too many groups without a real need. Keep the structure clean and practical.

5. Units of Measure (UOM)

UOM setup is essential when the same item can be purchased or sold in different units (Piece – Box – KG…etc.).

5.1 Reviewing UOMs

Navigation: Stock > Settings > UOM

UOM list in ERPNext
UOM list examples: Nos, Box, Kg, Litre…etc.

5.2 Multiple UOMs per Item

In the Item form, you can add multiple UOMs under the UOMs table with conversion factors.

Practical Example – Water carton × 12 bottles
  • Main UOM: Piece (bottle).
  • Additional UOM: Box (carton).
  • Conversion Factor: 1 Box = 12 Pieces.
  • Invoices can then sell the same item in either Box or Piece.

6. Item Master in ERPNext

The Item Master is the core of inventory operations. Every stock movement, invoice, or manufacturing step depends on accurate item setup.

6.1 Opening the Item Form

Navigation: Stock > Items > Item

Item master form in ERPNext
Example Item form showing common fields for a new item.

6.2 Key Fields

  • Item Code: Unique identifier (numeric or alphanumeric).
  • Item Name: Display name on documents (can be Arabic too).
  • Item Group: Category (Raw Materials, Finished Goods…etc.).
  • Is Stock Item: Enable for stock-managed items.
  • Default UOM: Main unit (Piece, Kg, Box).
  • Maintain Stock: Keep enabled to track balances.

6.3 Linking Accounts and Taxes

In the Accounting section of the Item, you can assign default accounts or rely on Item Group defaults:

  • Sales account (for finished goods).
  • COGS and valuation behavior (typically set at company level or item group level).
  • Service-related income/expense accounts if the item is a service.

You can also assign an Item Tax Template so taxes apply automatically on invoices.

Accounting and tax settings in the Item
Item accounting settings and tax template assignment.

6.4 Adding an Item Image

  1. Use the Image field to upload a clear product image.
  2. Save the item; the image may appear in trees, reports, and print formats depending on configuration.

6.5 Barcode Setup

  • You can add multiple barcodes for the same item.
  • Each barcode can be linked to a specific UOM (Piece vs Box).
  • This is essential when using scanners in POS or warehouse operations.
Barcode setup table in ERPNext
Example: multiple barcodes linked to different UOMs for the same item.

6.6 Enabling Batch Management

For items controlled by batch/lot number (food, pharma…etc.), enable:

  • Has Batch No
  • Has Expiry Date (if applicable)
  • During stock transactions, ERPNext will request the batch number.
Batch settings enabled in Item
Batch-enabled item configuration with optional expiry date.
Summary:
Before performing any stock transaction, ensure the item setup is complete: correct group, correct UOM, image, barcode (if required), and batch settings when applicable.

7. Practical Example – Defining a Finished Item

In this exercise, we define a simple finished item that will be used in sales and stock transactions.

Example – Orange Juice 250ml
  • Item Code: JU-OR-250
  • Item Name: Orange Juice 250ml
  • Item Group: Finished Goods – Beverages
  • Is Stock Item: Yes
  • Default UOM: Piece
  • Has Batch No: Yes
  • Has Expiry Date: Yes
  • Barcode: Add the product barcode
  • Image: Upload a product photo

8. Core Stock Transactions using Stock Entry

After setting up items and warehouses, you can execute transactions using Stock Entry.

8.1 Common Stock Entry Types (non-manufacturing)

  • Material Receipt: Add stock (opening stock, donation…etc.).
  • Material Issue: Remove stock (damage, internal consumption…etc.).
  • Material Transfer: Move stock between warehouses.
Stock Entry in ERPNext
Stock Entry screen where you select Purpose and lines of items.

8.2 Material Receipt (Opening Stock)

  1. Go to: Stock > Stock Transactions > Stock Entry.
  2. Click New.
  3. Set Purpose = Material Receipt.
  4. In Items table add:
    • Item Code
    • Quantity
    • Target Warehouse
    • Rate (valuation rate, if needed)
  5. If batch-managed, select/create Batch and set expiry date if applicable.
  6. Save then Submit.
Note:
Opening stock can be posted via Material Receipt or via Stock Reconciliation. The latter is more suitable when you want to set quantities and valuation for many items at once.

8.3 Material Transfer

  1. Create a new Stock Entry.
  2. Set Purpose = Material Transfer.
  3. In Items table set:
    • Source Warehouse
    • Target Warehouse
    • Item and Quantity
  4. Submit, then review the effect in Stock Ledger.

8.4 Material Issue (Damage / Loss)

To write off damaged or lost stock:

  1. Create a new Stock Entry.
  2. Set Purpose = Material Issue.
  3. In Items:
    • Select the item
    • Set Source Warehouse
    • Enter the damaged quantity
  4. Coordinate with Accounting if an expense account mapping is required.

9. Stock Reconciliation

Stock Reconciliation is used to adjust inventory balances for:

  • Posting opening balances for many items at once.
  • Correcting physical count variances at period end.
Stock Reconciliation in ERPNext
Stock Reconciliation form with quantities and valuation rates.

9.1 Simple Stock Reconciliation Steps

  1. Go to: Stock > Stock Transactions > Stock Reconciliation.
  2. Click New.
  3. Select Company and Posting Date.
  4. In the table:
    • Select Warehouse
    • Select Item
    • Enter the counted Quantity
    • Enter Valuation Rate if required
  5. Save and Submit; ERPNext will post adjustment entries.
Important:
Always coordinate with Accounting before running Stock Reconciliation because it affects stock valuation on the balance sheet.

10. Core Stock Reports

After setup and transactions, reports are used to validate balances and trace movements.

10.1 Stock Ledger

Shows all in/out movements for an item and warehouse over time:

  • Navigation: Stock > Reports > Stock Ledger
  • Filter by item, warehouse, and date range.
Stock Ledger report
Stock Ledger shows each movement with balance after each entry.

10.2 Stock Balance

  • Navigation: Stock > Reports > Stock Balance
  • Shows quantity and value by item and warehouse as of a selected date.

10.3 How to Use Reports in Training

After each exercise (receipt, transfer, issue), trainees should open Stock Ledger and Stock Balance to:

  • Validate quantity changes and trace the exact transaction flow.
  • Confirm that balances match expectations per warehouse.
NEXTFUTURE objective:
Ensure trainees understand the relationship between Item Setup, Stock Movements, and Stock Reports to detect errors early and fix them correctly.
ERPNext Stock & Items training page prepared by NEXTFUTURE – Business & Technology Consulting, for hands-on training and implementations.
قالب footer