دورة تدريب تطبيق نظام ERPNext لسلاسل المطاعم

1. مقدّمة عن تطبيق ERPNext في سلاسل المطاعم

نظام ERPNext لا يُستخدم فقط مع المصانع والشركات التقليدية، بل يمكن تهيئته ليصبح منصة متكاملة لإدارة سلسلة مطاعم: الفروع، الطلبات، المطبخ، التوصيل، المخزون، الموارد البشرية، والمحاسبة – في نظام واحد موحّد.

هدف هذه الدورة أن يخرج المتدرب وهو يفهم الصورة الكاملة: كيف تتحرك البيانات من نقطة البيع في الفرع، إلى المستودع، إلى المطبخ، ثم إلى التقارير المالية والتشغيلية على مستوى السلسلة.

2. نموذج عمل سلسلة المطاعم داخل ERPNext

قبل الدخول في الشاشات والإعدادات، من المهم فهم كيف "يفكر" ERPNext في سلسلة المطاعم:

• Company (شركة): الكيان القانوني للسلسلة.
• Branch (فرع): كل مطعم/فرع يتم تعريفه كفرع وربطه بالمستودعات وPOS.
• Warehouse (مستودع): مخزون الفرع، ويمكن تقسيمه (مخزن رئيسي، ثلاجات، مخزن تجميد...).
• Customer & Sales Channels: طلب صالة، سفري، توصيل، منصات Aggregators.
• Cost Centers: لمتابعة ربحية كل فرع على حدة.

3. تجهيز البيانات الأساسية لسلسلة المطاعم

البيانات الأساسية هي العمود الفقري لتطبيق أي نظام. في بيئة المطاعم، نركّز على:

3.1 الشركات، الفروع، والمستودعات

1. من المسار Home > Accounting > Company تأكد من إعداد الشركة وربط العملة، السنة المالية، الحسابات الرئيسية.
2. تعريف الفروع من خلال Home > Setup > Company & Branch أو باستخدام Cost Centers للفروع.
3. تعريف المستودعات من Home > Stock > Warehouse وربط كل مستودع بالفرع.

3.2 جداول الأسعار (Price Lists)

• إنشاء Price List واحدة أو أكثر:
  • Standard Selling – Dine-in
  • Standard Selling – Delivery
  • Platform/HungerStation Price List عند وجود اختلاف في الأسعار لمنصات التوصيل.
• ربط الـPOS Profile لكل فرع بجداول الأسعار المناسبة.

3.3 مجموعات الأصناف (Item Groups) للمطاعم

مثال عملي لتقسيم مجموعات الأصناف:

• الساندويتشات / البرغر
• الوجبات العائلية / الكومبو
• المقبلات / Side Items
• المشروبات
• الحلويات
• مواد خام (لحوم، خبز، خضار، صلصات، مواد تعبئة)

4. تعريف أصناف قائمة الطعام وربطها بالوصفات (BOM)

كل عنصر في قائمة الطعام يتم تعريفه في ERPNext كمستند Item. ثم يتم ربطه بـBill of Materials (BOM) لضمان الجرد المستمر للمواد الخام.

4.1 الوصول لشاشة Item وتعريف صنف وجبة

من المسار: Home > Stock > Items

4.2 الحقول المهمة في أصناف قائمة الطعام

• Item Code / Name: كود واسم الوجبة كما يظهر في الـPOS.
• Item Group: المجموعة (برغر، مشروبات، حلويات...).
• Default UOM: غالبًا Nos أو PCS للوجبات.
• Is Stock Item: مفعّل عادة للمواد الخام؛ للوجبات يمكن الاكتفاء بالجرد عبر BOM.
• Include Item in Manufacturing: مفعّل للأصناف التي لها BOM.
• Image: صورة الوجبة لتظهر في شاشة الـPOS.

4.3 تعريف BOM لوجبة مطعم

1. من المسار Home > Manufacturing > Bill of Materials أنشئ BOM جديد.
2. اختر الوجبة في حقل Item وحدد كمية التخطيط القياسية (مثلاً 1 وجبة).
3. في جدول Items أضف المواد الخام:
   • خبز برغر – 1 حبة
   • لحم برغر – 120 غرام
   • جبنة – 1 شريحة
   • خس، طماطم، مخلل – كميات تقديرية
   • صوص خاص – 1 ملعقة
4. اعتمد الـBOM وحددها كـ Default لهذا الصنف.

5. إعداد نقاط البيع POS لسلسلة المطاعم

موديول POS هو واجهة الكاشير الرئيسية في كل فرع. في سلاسل المطاعم، يتم الاعتماد عليه في: الطلبات الداخلية، السفري، والتوصيل.

5.1 تعريف POS Profile لكل فرع

1. من المسار Home > Retail > POS Profile أنشئ ملف POS جديد.
2. حدد:
   • Branch / Warehouse: مستودع الفرع.
   • Price List: قائمة الأسعار الخاصة بالفرع أو القناة.
   • Default Customer: عميل افتراضي لطلبات الكاشير السريعة.
   • Payments: طرق الدفع (نقد، مدى، Apple Pay، STC Pay…).
3. ربط المستخدمين (الكاشير) بهذا الـPOS Profile.

5.2 ميزات مهمة في POS للمطاعم

• عرض الأصناف على شكل أزرار مع صور.
• دعم الكومبو (Combo Meals) والإضافات (Add-ons / Modifiers).
• دعم الخصومات والقسائم (Coupons) طبقًا لسياسة السلسلة.
• العمل في وضع شبه “Offline” عند انقطاع الاتصال.

6. إدارة المطبخ: KOT / KDS وربط الأقسام

في سلاسل المطاعم، لا يكفي تسجيل الطلب في الكاشير؛ يجب أن يصل الطلب إلى أقسام المطبخ الصحيحة: الشواية، القلي، السلطات، المشروبات… إلخ.

6.1 مفهوم KOT / KDS

• KOT – Kitchen Order Ticket: أمر مطبخ مطبوع يخرج من الكاشير إلى المطبخ.
• KDS – Kitchen Display System: شاشة في المطبخ تعرض الطلبات بدل الورق.

6.2 ربط مجموعات الأصناف بأقسام المطبخ

يمكن تصميم منطق بسيط: كل Item Group أو أصناف معيّنة تُرسل إلى طابعة/شاشة مطبخ معينة باستخدام سكربت مخصص (Custom Script) أو تكامل خارجي.

7. الجرد المستمر وإدارة المخزون في سلاسل المطاعم

المطاعم من أكثر القطاعات حساسية لموضوع المخزون والهدر. ERPNext يدعم الجرد المستمر دون إبطاء سرعة الخدمة، بالاعتماد على BOM والاستهلاك التلقائي.

7.1 فكرة الجرد المستمر في المطاعم

• كل فاتورة POS تخصم مواد خام حسب BOM للوجبة.
• المخزون يتم تحديثه لحظيًا (Perpetual Inventory).
• يمكن السماح بالمخزون بالسالب بشكل مدروس لتفادي توقف الخدمة عند تأخر إدخال المشتريات.

7.2 إعداد الاستهلاك التلقائي للمواد الخام

1. التأكد من وجود BOM لكل وجبة رئيسية.
2. من إعدادات التصنيع Manufacturing Settings تفعيل خيار الاستهلاك التلقائي (حسب الإصدار وطريقة التطبيق).
3. ربط POS Invoice أو Sales Invoice بمنطق خصم المواد الخام تلقائيًا.

7.3 الجرد الفعلي والهدر

• تنفيذ جرد دوري أسبوعي/شهري باستخدام: Stock Reconciliation.
• تسجيل الهدر والتالف باستخدام: Stock Entry (Material Issue) إلى حساب مصروف هدر.
• مقارنة الاستهلاك المتوقع (من BOM) مع الفعلي لاكتشاف المشاكل أو السرقة.

8. المطبخ المركزي والإنتاج المركزي لسلسلة المطاعم

كثير من سلاسل المطاعم تعتمد على Central Kitchen لتحضير صلصات، خلطات، لحوم متبلة، أو منتجات شبه جاهزة، ثم توزيعها على الفروع.

8.1 فكرة المطبخ المركزي في ERPNext

• تعريف مستودع وموقع مستقل للمطبخ المركزي.
• استخدام موديول التصنيع (Manufacturing) لتحضير المنتجات شبه الجاهزة.
• عمل Stock Entry – Material Transfer لإرسال المنتجات للفروع.

8.2 سيناريو عملي

9. المشتريات والموارد البشرية في بيئة المطاعم

9.1 المشتريات وإدارة الموردين

• تعريف الموردين (لحوم، خضار، مخبوزات، مواد تعبئة...).
• استخدام Purchase Order و Purchase Invoice لتسجيل التوريدات.
• ربط كل فرع بالموردين المناسبين أو مركزية الشراء من الإدارة العامة.

9.2 الموارد البشرية والورديات

موديول HR في ERPNext يساعد في إدارة:

• ملفات موظفي الفروع (كاشير، طباخ، عامل نظافة، مدير فرع...).
• الورديات (Shift Type, Shift Assignment).
• الحضور والانصراف (Attendance) وربطه بأجهزة البصمة عند الحاجة.
• الرواتب، البدلات، الحوافز المرتبطة بمبيعات الفرع.

10. التقارير الرئيسية وخطة الجلسات التدريبية

10.1 أهم التقارير لسلسلة المطاعم

• Sales Analytics: تحليل المبيعات حسب الفرع، الفئة، الصنف، الفترة الزمنية.
• Item-wise Sales Register: أصناف الأعلى مبيعًا وأقل مبيعًا.
• Gross Profit Report: الربح الإجمالي لكل فرع/صنف.
• Stock Ledger / Stock Balance: حركة وكميات المخزون في الفروع.
• Purchase Analytics: تحليل المشتريات حسب المورد والصنف.
• Financial Statements: قائمة الدخل، الميزانية، التدفقات النقدية على مستوى السلسلة والفروع.

10.2 مقترح خطة جلسات تدريبية لتطبيق ERPNext في سلسلة مطاعم

• الجلسة الأولى: نموذج عمل سلسلة المطاعم، تعريف الشركة، الفروع، المستودعات، Cost Centers.
• الجلسة الثانية: تعريف أصناف قائمة الطعام، BOM، إعداد جداول الأسعار.
• الجلسة الثالثة: إعداد POS، تجربة سيناريوهات Dine-in وTakeaway وDelivery، وربطها بالمطبخ.
• الجلسة الرابعة: الجرد المستمر، الهدر، المطبخ المركزي، والمشتريات.
• الجلسة الخامسة: الموارد البشرية، الرواتب، وربطها بتكاليف الفروع.
• الجلسة السادسة: التقارير التشغيلية والمالية، وقراءة مؤشرات الأداء (KPIs) لسلسلة المطاعم.