دليل تدريبي: إعداد الأساس في موديول HR – ERPNext v15

1) Company – الشركة

ما هي؟ الكيان القانوني. في بيئة متعددة الشركات تُسجَّل كل شركة مستقلة بتقاريرها ورواتبها وإجازاتها.

أين تُستخدم؟

• مطلوبة في بطاقة Employee.
• تربط Holiday List وLeave Period.
• أساس إعدادات الرواتب والعملة.

خطوات التعريف

1. بحث: Company → New.
2. املأ: Company Name، Abbreviation، Default Currency، Default Holiday List.
3. Save.

2) Branch – الفرع

ما هو؟ موقع/فرع فعلي (عمّان، جدة، مصنع سحاب...).

الاستخدام

• فلترة حضور/إجازات/رواتب بالفرع.
• صلاحيات رؤية بالـ User Permission.
• قد تختلف الهياكل/التكاليف بين الفروع.

الخطوات

1. HR → Branch → New.
2. الاسم + ربط Company، ثم حفظ.

3) Department – القسم

ما هو؟ وحدة تنظيمية داخل الشركة (مثل المحاسبة، المبيعات، الإنتاج) تدعم بنية أب/ابن لبناء هيكل هرمي.

أين يُستخدم؟

• فلترة الحضور والإجازات والرواتب والتقارير حسب القسم.
• تحديد الصلاحيات والمديرين (Reports To) ومسارات الموافقات.
• الربط مع Cost Center أو Project (حسب السياسة المحاسبية).

الحقول المهمة

• Department Name – اسم القسم.
• Parent Department – القسم الأعلى لعمل شجرة الأقسام.
• Company – مطلوبة في البيئات متعددة الشركات.
• Department Lead – قائد/مدير القسم (مفيد لمسارات الاعتماد).

الخطوات

1. من HR → Department اضغط New.
2. أدخل الاسم، اختر Parent إن لزم، واربط Company.
3. حدد Department Lead (اختياري لكن مفيد للموافقات).
4. Save.

4) Designation – المسمّى الوظيفي

ما هو؟ عنوان الوظيفة (مثل: محاسب أول، مسؤول موارد بشرية، مهندس إنتاج) وقد يتكرر عبر أقسام أو فروع مختلفة.

أين يُستخدم؟

• بطاقة الموظف (Employee) وقوالب التقييم والأهداف.
• التوظيف (Job Opening / Job Offer).
• التقارير وتحليل التوزيع الوظيفي.

أفضل ممارسات التسمية

• وحّد الصياغة (Senior Accountant / Accountant I / II).
• تجنب المرادفات المتعددة لنفس الدور (Sales Rep / Sales Executive).
• اربط المسمّى بالدرجة الوظيفية عند الحاجة (انظر Employee Grade).

الخطوات

1. من HR → Designation اضغط New.
2. أدخل اسم المسمّى وحدد الشركة إن لزم.
3. Save.

5) Employee Group – مجموعة الموظفين (لمحة)

ما هي؟ تجميع منطقي لموظفين بسياسات متقاربة (دوام كامل/جزئي/يومي/متدرّب) تستخدم لاحقًا في التقارير أو القواعد.

أين تُفيد؟

• تقسيم التدريب/التواصل الداخلي بحسب نوع المجموعة.
• تقارير مقارنة (دوام كامل مقابل جزئي)، وإعدادات مستقبلية.

الخطوات

1. اذهب إلى HR → Employee Group ثم New.
2. أدخل اسمًا واضحًا (مثلاً: Full-Time, Part-Time, Contractors).
3. Save ثم اربط المجموعة في بطاقة الموظف عند الحاجة.

6) Employee Grade – الدرجة الوظيفية (لمحة)

ما هي؟ مستويات تعكس سلم الرواتب/المزايا (A/B/C أو L1/L2/L3). تُستخدم للتمييز بين باقات التعويضات والامتيازات.

أين تُستخدم؟

• قواعد الرواتب والبدلات (حسب السياسة).
• التقارير وتحليل الكلفة حسب الدرجات.
• سياسات إدارية (سقف موافقات/صلاحيات معينة).

تصميم الدرجات

• اعتمد ترقيمًا/ترميزًا بسيطًا (L1 مبتدئ → L5 مدير).
• اربط كل درجة بإطار مزايا واضح (بدل سكن/نقل/تأمين…).
• حافظ على عدد محدود من الدرجات لتسهيل الإدارة.

الخطوات

1. اذهب إلى HR → Employee Grade ثم New.
2. أدخل اسم الدرجة (مثال: L3 – Senior).
3. Save ثم استخدمها في بطاقة الموظف وقواعد الرواتب/التقارير.

7) HR Settings – شرح تفصيلي (حقل-بحقل)

الأقسام الشائعة: Employee Settings، Payroll Settings، Shift Settings، Leave Settings، Hiring Settings، Mobile Settings.

7.1 Employee Settings

Retirement Age – سن التقاعد

• المعنى: عمر مرجعي للتقاعد (مثال 60/65).
• الضبط: اكتب العمر الرسمي أو اتركه فارغًا.
• الأثر: تقارير/تنبيهات مخصّصة (إن وُجدت).

Employee Records to be created by – أسلوب ترقيم الموظف

• Naming Series: تسلسل تلقائي.
• Employee Number: رقم تُدخِله أنت ويصبح هو معرف السند.
• Full Name: نادر التوصية به لتجنّب تشابه الأسماء.

Stop Birthday Reminders – إيقاف تذكيرات الميلاد

فعّله لبيئات رسمية/تقليل الإشعارات. عطّله لو ثقافة الشركة تشجع التفاعل.

Expense Approver Mandatory In Expense Claim – إلزام معتمد المصاريف

يجعل Expense Approver إجباريًا في Expense Claim؛ مهم عند استخدام Workflow.

7.2 Payroll Settings

Calculate Payroll Working Days Based On

• Leave Application: نموذج بسيط يعتمد الإجازات.
• Attendance: عند ربط الراتب بالبصمة اليومية.

Max working hours against Timesheet

حد أعلى لساعات Timesheet (مثال 12). اتركه 0 إن لم تُستخدم الرواتب بالساعة.

Include holidays in Total no. of Working Days

إدراج العطل ضمن أيام العمل (يقل أجر اليوم). غالبًا نتركه معطّلًا.

Disable Rounded Total

إلغاء التقريب للحفاظ على الفلس/الهللة.

Daily Wages Fraction for Half Day

نسبة أجر نصف اليوم (0.5 شائع، وبعض السياسات 0.75).

Email Salary Slip to Employee

إرسال قسيمة الراتب PDF تلقائيًا عند Submit (تأكد من Preferred Email).

Encrypt Salary Slips in Emails + Password Policy

تشفير القسائم وتحديد صيغة كلمة المرور (مثل SAL-{first_name}-{date_of_birth.year}).

7.3 Shift Settings

Allow Multiple Shift Assignments for Same Date

لشركات التشغيل بشفتين/اليوم. اتركه معطلاً في النمط العادي.

7.4 Leave Settings

Leave Approval Notification Template

قالب إشعار للمُعتمِد (يفضّل قالب عربي/ثنائي).

Leave Status Notification Template

قالب إشعار حالة الطلب للموظف.

Leave Approver Mandatory In Leave Application

إلزام المُعتمِد. استخدم Reports To أو مُعتمِد قسم.

Show Leaves Of All Department Members In Calendar

لأجل التنسيق داخل القسم – مفيد للمدراء.

Auto Leave Encashment

إنشاء مسودات Leave Encashment تلقائيًا عند انتهاء المخصّصات المسموح بها (يرتبط بالرواتب).

Restrict Backdated Leave Application

منع طلبات بأثر رجعي (سماحية أيام محدودة تتطلب تخصيص).

Automatic Allocate Leaves Based On Leave Policy

منح تلقائي للأرصدة حسب Leave Policy Assignment. فعّله بعد ضبط السياسات.

7.5 Hiring Settings

Check Vacancies On Job Offer Creation

يربط Job Offer بخطة التوظيف ويمنع تجاوز السقف.

Send Interview Reminder

تذكير المقابلات للمحكّمين.

Send Interview Feedback Reminder

تذكير بإرسال Feedback بعد المقابلة.

7.6 Mobile Settings

Allow Employee Checkin from Mobile App

تمكين Check-in/Check-out من التطبيق لتوليد Employee Checkin. عطّله عند الاعتماد على بصمة فقط؛ فعّله لفرق ميدانية مع ضوابط موقع (تخصيص).

8) Employee – بطاقة الموظف (تبويب-تبويب، حقل-بحقل)

الوصول: من البحث Employee أو HR → Employee → Employee ثم New. أدناه شرح لأهم الحقول: معناها، أهميتها، وأين تُستخدم في باقي الموديولات (Payroll, Leaves, Attendance, Recruitment, Performance).

8.1 التبويب الرئيسي (Basic / Employee Details)

9–12) منظومة الإجازات – فهرس تفاعلي (Collapsible)

اختر تبويبًا لعرض التفاصيل الخاصة به. كل تبويب يتوسع ليُظهر الشرح العملي والحقول والتمارين.

9) Leaves – منظومة الإجازات (نظرة شاملة)

تتكوّن المنظومة من: Holiday List، Leave Type، Leave Period، Leave Policy & Assignment، مع مستندات تشغيلية: Leave Allocation وLeave Application، وحالات خاصة مثل Compensatory Leave Request.

الهدف التدريبي:

• فهم الربط بين السياسات (Policies) والعمليات اليومية (Applications/Allocations).
• تجهيز نموذج عربي شائع (جمعة/سبت أو جمعة) مع سنوية/مرضية/طارئة.

10) Leave Application – طلب الإجازة

الفكرة العامة

مستند Leave Application هو طلب رسمي من الموظف لتخصيم رصيد إجازته ضمن Leave Period محدّد وبنوع إجازة مضبوط داخل Leave Type. يعتمد قبوله على توفر رصيد، ومطابقة التقويم (Holiday List)، وسياسة الموافقات.

الحالة (Workflow) الشائعة

• Draft → يقوم الموظف بإنشاء الطلب.
• Applied/Submitted → يُرسل إلى المعتمد.
• Approved أو Rejected → قرار المعتمد.
• Cancelled → إلغاء بعد الاعتماد (عند الحاجة).

الحقول المهمة

• Employee / Company / Department (يمتلئ بعضها تلقائيًا).
• Leave Type: سنوية/مرضية/طارئة… تحدد خصائص الرصيد والدفع.
• From Date – To Date أو Half Day مع Half Day Date.
• Leave Approver: حسب Reports To أو صلاحيات القسم (قد يكون إلزاميًا حسب إعدادات HR).
• Reason ومرفقات إن لزم.

التحقّقات (Validations) الافتراضية

• لا تعارض تواريخ مع طلبات إجازة أخرى للموظف.
• توفر الرصيد عند Leave Allocation أو وفق Policy المُسندة.
• التعامل مع العطل الأسبوعية والرسمية حسب إعداد النوع (Include Holidays من عدمه).
• الطلبات بأثر رجعي تُمنع أو تُقيّد بحسب Restrict Backdated Leave Application في HR Settings.

خطوات عملية (الموظف)

1. افتح Leave Application → New.
2. اختر Leave Type وحدّد التواريخ (أو نصف يوم).
3. تأكيد Leave Approver وأي ملاحظات.
4. Save ثم Submit.

خطوات المعتمد (المدير/الـ HR)

1. فتح الطلب من قائمة Leave Application أو من إشعار البريد/الديسك.
2. مراجعة الرصيد والتداخلات.
3. Approve أو Reject. عند الرفض ضع تعليقًا واضحًا.

ملاحظات مهمة:

• لو نوع الإجازة Unpaid سيظهر أثرها لاحقًا في الرواتب عبر خصم أيام/ساعات.
• لو فعّلت Auto Leave Encashment فستُنشأ مسودات صرف رصيد حسب السياسة عند نهاية الفترة.
• للنوبات/الورديات: راجع توافقها مع Shift Type إن كان هناك ضبط حضور دقيق.

11) Compensatory Leave Request – الإجازة التعويضية

متى نستخدمها؟

عند عمل الموظف في يوم عطلة أو خارج الوقت الطبيعي وفق سياسة الشركة، يمكن منحه إجازة تعويضية بدل أجر إضافي أو معَه. يُستخدم Compensatory Leave Request لإثبات الاستحقاق قبل تقديم Leave Application من نفس النوع.

المتطلبات المسبقة

• نوع إجازة مخصّص أو عام يسمح بالتعويض (مثلاً: Compensatory Off).
• سياسة تُحدّد شروط الاستحقاق (العمل في عطلة رسمية/عطلة أسبوعية، الحد الأدنى للساعات، نافذة الاستخدام… إلخ).
• آلية إثبات: Timesheet أو Attendance أو أمر إداري.

الحقول المهمة

• Employee / Company / Department.
• Work From – Work To (تحديد تاريخ/وقت العمل المُستحَق عنه التعويض).
• Reason و/أو مرجع (Task/Project/Shift) إن لزم.
• Approver (قد يكون مدير المباشر أو HR).

التدفق المقترح

1. الموظف يقدّم Compensatory Leave Request بتاريخ العطلة التي عمل فيها.
2. المدير يراجع ويعتمد الطلب؛ قد يحدّد رصيدًا/يومًا أو يُنشئ قيدًا يتيح للموظف التقديم لاحقًا على Leave Application.
3. الموظف يقدّم Leave Application من نوع Comp Off ضمن النافذة الزمنية المسموحة.

معلومة: بعض المؤسسات تربط التعويض تلقائيًا بعد اعتماد الطلب (زيادة رصيد نوع “Comp Off” بيوم/نصف يوم). إن لم تكن تلقائية، فسيُفحص الاستحقاق عند تقديم طلب الإجازة.

نصائح:

• ثبّت سياسة واضحة لمدة صلاحية التعويض (مثلاً: يجب استخدامه خلال 90 يومًا من تاريخ الاستحقاق).
• طابق العطلة مع Holiday List للتأكد أنها كانت يوم عطلة فعلاً.
• إن استُخدمت Attendance أو Employee Checkin، احرص على دقة أوقات الدخول/الخروج لذلك اليوم.

12) Next: Holiday/Types/Period/Policy – الخطوات التالية

الخريطة الذهبية لإكمال إعداد منظومة الإجازات

1. Holiday List: أنشئ قائمة العطل الرسمية/الأسبوعية (مثال: جمعة/سبت).
2. Leave Type:
   • حدّد Paid/Unpaid، وسمات مثل Allow Accumulation / Carry Forward / Include Holidays.
   • للتعويض: أنشئ نوعًا خاصًا مثل Comp Off، واضبط سياسته.
3. Leave Period: عرّف الفترة السنوية (مثلاً: 01-01 → 31-12) واربطها بالشركة.
4. Leave Policy: عيّن حصص كل نوع (سنوية/مرضية/طارئة…)، وترحيل الأرصدة إن لزم.
5. Leave Policy Assignment: اسند السياسة للموظفين/المجموعات (حسب Employee Group أو Grade).
6. Automatic Allocate (اختياري): فعّله من HR Settings ليُمنح الرصيد تلقائيًا مع بداية Leave Period.
7. الاختبار:
   • أنشئ حساب موظف تجريبي.
   • تحقّق من رصيد الأنواع المختلفة.
   • قدّم طلبات (سنوية/مرضية/نصف يوم/تعويضية) وتأكد من سلوك الموافقات والرصيد.

اختبار سريع مقترح: موظف برصيد سنوي 21 يومًا، عطلة أسبوعية جمعة/سبت، قدّم طلبًا من الخميس–الأحد. توقّع خصم يومي عمل فقط (الخميس + الأحد) إن كان نوع الإجازة لا يشمل العطل.

شائعة الحدوث: ضبط Leave Type ليشمل العطل ثم استغراب خصم الأيام خلال عطلة العيد. راجع خيار Include Holidays لكل نوع، وسياسة Restrict Backdated لتفادي الطلبات المتأخرة غير المرغوبة.

13) Attendance Suite – الحضور والغياب

تشمل إدارة الحضور في ERPNext ثلاثة مكوّنات رئيسية: Attendance، Attendance Request، وEmployee Checkin…

13.1 Attendance – سجل الحضور

13.2 Attendance Request – طلب حضور

13.3 Employee Checkin – تسجيل الدخول/الخروج

14) Expense Claims Suite – المصاريف والسُلف والسفر

تغطي هذه المجموعة: Expense Claim، Employee Advance، وTravel Request…

14.1 Expense Claim – مطالبة مصاريف

14.2 Employee Advance – سلفة موظف

14.3 Travel Request – طلب سفر

15) HR Communication – Daily Work Summary Group & Team Updates

أدوات خفيفة لتجميع ملخصات العمل اليومية وتحديثات الفريق داخل HR، تُفيد للمتابعة السريعة دون الحاجة لنظام مهام كامل.

15.1 Daily Work Summary Group (DWSG) – ملخّصات العمل اليومية

الفكرة

يجمع يوميًا رسائل قصيرة من الموظفين عن إنجازاتهم/عوائقهم ويرسلها لمسؤولين محددين (HR/المدير المباشر).

الحالات الشائعة

• متابعة فرق المبيعات الميدانية أو موظفي الاستقبال.
• تلخيص إنجازات قسم HR نفسه (التوظيف/المقابلات/المتابعات).

الحقول المهمة

• Group Name – اسم المجموعة (مثلاً: HR-Daily).
• Users – المستخدمون المُلزَمون بإرسال الملخص.
• Notify By – بريد/نظام/كلاهما (حسب سياسة الاتصال).
• Send Summary To – قائمة مستلمين (مدير/HR/قيادة).
• Summary Type – يومي/أسبوعي (الأكثر شيوعًا: يومي).

خطوات الإعداد

1. افتح Daily Work Summary Group → New.
2. أدخل الاسم وأضف Users وSend Summary To.
3. حدّد آلية الإشعار (Email/System) والتواتر.
4. Save، ثم اختبر بإرسال ملخص تجريبي.

15.2 Team Updates – تحديثات الفريق

الفكرة

قناة خفيفة لإرسال تحديثات دورية (إعلانات HR، سياسات جديدة، مواعيد تدريب، تغييرات عطَل) إلى مجموعة موظفين.

الاستخدام

• نشر تبديلات Holiday List أو تغييرات ساعات العمل.
• تذكير بمواعيد تسليم Expense Claims أو وثائق الموظف.

خطوات سريعة

1. أنشئ Email Group أو استخدم Newsletter داخلي.
2. فلترة المستلمين بالفرع/القسم/الدرجة (Export من تقرير الموظفين ثم استيراد للقائمة إن لزم).
3. استخدم قالب ثنائي اللغة (عربي/إنجليزي) لسهولة الفهم.

16) Key Reports – تقارير أساسية

هذه التقارير تُستخدم يوميًا/شهريًا لاتخاذ القرار وتشغيل HR بكفاءة.

16.1 Attendance & Leaves – الحضور والإجازات

• Monthly Attendance Sheet: شبكة الحضور شهريًا لكل موظف (فلترة بالفرع/القسم/الشيفت).
• Employee Leave Balance: أرصدة الإجازات حسب النوع (Carry Forward/Consumed/Remaining).
• Leave Application (Report): حالات الطلبات (Pending/Approved/Rejected) مع التواريخ.

16.2 Payroll – الرواتب

• Salary Register: إجماليات الراتب، البدلات، الاستقطاعات، الصافي (حسب الشهر والشركة).
• Salary Slip (Report): تفاصيل كل قسيمة (فلترة بالفرع/القسم/الدرجة).
• Working Days Summary: أساس احتساب أيام/ساعات العمل (Attendance/Leave Application).

16.3 Claims & Advances – المصاريف والسلف

• Expense Claim Summary: حالة المطالبات، القيم حسب النوع والمشروع/القسم.
• Employee Advance Summary: السلف المفتوحة، المسدّد، الرصيد المتبقي.

16.4 Recruitment & Performance – التوظيف والأداء

• Job Applicant (Report): مسار المرشّحين حسب المرحلة والمصدر.
• Appraisal (Report): تقييمات الأداء، الدرجات، الأهداف.

17) Other Reports – تقارير إضافية

17.1 People & Directory – الأشخاص والدليل

• Employee Information: بيانات أساسية (الشركة/الفرع/القسم/المسمّى/المدير).
• Employee Birthday: مواليد الشهر/الأسبوع (للتواصل أو التهنئة).
• Employee Separation: منتهو الخدمة/المغادرون قريبًا.

17.2 Attendance & Shift – الحضور والنوبات

• Employee Checkin (Report): سجلات دخول/خروج مع الزمن والموقع (إن وُجد).
• Shift Assignment: المكلّفون بالشفتات وفتراتها.
• Employees Working on a Holiday: من عمل خلال عطلة (للتعويض أو الأجر الإضافي).

17.3 Communication & Summaries – الاتصالات والملخّصات

• Daily Work Summary Replies: استجابات الموظفين للملخص اليومي (من أجاب/من لم يجب).
• Team Updates Log (إن وُجِد كتخصيص): أرشيف الرسائل/النشرات الداخلية.

17.4 Leaves – الإجازات (تفصيلي)

• Leave Allocation: المخصّصات الممنوحة (بالنوع والفترة).
• Leave Encashment: صرف الأرصدة (مسودات/معتمدة).
• Leave Ledger (إن متاح): حركة الأرصدة تفصيليًا (Credits/Debits).